高校档案工作的历史回顾与现状思考
一、高校档案工作的历史回顾
建国后，高校档案工作伴随着新中国高等教育事业的创立、建设、发展而成长壮大，颇具中国特色、高校特点，并带有时代烙印。从体制变革、机构设置、功能扩展等几方面综合考虑，笔者将之概括为四个发展时期。
1.自理分散期。主要指解放初期到五十年代末。随着我国大中城市的陆续解放，各地军管会及人民政府相继接管了高等院校，学校先前的档案也受到人民政府的高度重视，各校都成立专门小组，受人民政府委托，把档案纳入学校财产进行全面清点接收。尽管如此，这一时期高校档案工作的基础仍然十分薄弱，既没有档案管理的专门机构，又没有专门的档案库房，档案基本上由校内各部门自立自管，管理分散混乱，整理分类方法不科学、不统一，有些档案甚至得不到及时整理，散失、泄密现象时有发生，一些部门任意销毁档案的现象极为严重。
2.分管初创期。为了尽快在全国范围内建立起规范有序的档案工作管理体系，党中央和国务院采取了一系列相应措施。1954年11月设立国家档案局，掌管国家档案事务。1956年国务院发布了《关于加强国家档案工作的决定》，规定了档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。1959年年底在大连召开了全国第一次技术档案工作会议，明确了要加强技术档案（即后来的科技档案）工作。国家档案局还先后制订了一系列的业务规范，大大推动了党政机关的档案工作，也有力地促进了高校档案工作的发展和管理体制的变更。从五十年代末期开始，高校加强了对档案工作的领导，纷纷成立专门机构，调配人员，先后设立了文书档案室（多隶属于党委办公室）和技术或科技档案室（多隶属于校长办公室或科研处），较之以前的分散管理、各自为政，进了一大步。这种两室并存的管理体制，一直延续到八十年代中期其间受到文革的冲击，几乎瘫痪），是新中国高校档案工作发展的开端，又是高校档案管理体制的第一次重大飞跃。但在一个学校内分设文书档案室和科技档案室，势必造成领导力量分散，难以进行全面规划，协调不力，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和规范化管理，也影响了档案保管的系统性和完整性，制约着高校档案工作的进一步发展。
3.集中管理期。该时期以档案馆的建立为主要标志。1986年，一些历史较长、规模较大的学校建立了首批高校档案馆。国家教委、国家档案局于1987年联合发出了《关于加强高等学校档案工作的几点意见》。1988年《中华人民共和国档案法》的颁布实施，1989年国家教委“6 号令”的出台，更具有里程碑似的意义。从八十年代中后期开始，全国高校普遍建立了综合档案室和档案馆，集中统一管理全校档案。这一时期的档案工作无论是从管理体制到人员配备，还是从档案门类建设到丰富馆藏，也无论是从经费投入到库房建设、设备添置、现代化管理，还是从以行政手段管理档案为主到以法治档为主等方面都有了长足的发展，这是我国高校档案工作的第二次飞跃。从此，高校档案馆成为全国档案馆网中一个较为重要的组成部分。
4.深化发展期。九十年代以来，尤其在1992年邓小平同志南巡讲话后，高校档案工作在改革开放中呈现出新局面。一是有相当一批高校以国家档案局等部委联合颁发的《关于科学技术事业单位档案升级办法》为契机，积极开展档案工作目标管理考评定级活动，通过了省部级和国家一、二级档案管理单位的考评认定，起到了示范和样板作用，有力地推动了高校档案工作管理水平的整体上升。二是档案的规范化管理得到加强。1993年，国家教委颁布了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。大多数学校积极贯彻实施，强化了整体业务建设，高校档案工作的标准化、规范化程度大大提高。三是抓住机遇，开拓创新，加大档案资源的开发、利用力度，努力扩展档案馆（室）的社会功能特别是教育、服务功能。有的学校筹建起校史博物馆、校史展览馆或校史陈列馆，举办了各种形式的展览；有的学校档案馆成立了独立的档案史料研究室；也有的学校档案馆（室）与党史、校史研究室、校史馆合署办公，在开发档案信息资源的广度和深度，服务学校和社会等方面取得了可喜成果。四是档案现代化管理取得了新进展。目前，我国大多数高校已使用计算机管理档案，不少学校还投入大量资金添置设备，研制开发和引进档案信息管理系统，档案信息上网也已成为现实。
二、当前高校档案工作的一些弊病
俗话说“温故而知新”。回顾50年的发展历史，我们可以看到高校档案工作已取得了丰硕的成果，进入了历史上的最好时期。但成绩不能掩盖一切，高校档案工作还存在着不少薄弱环节，主要表现在以下几个方面。
1.思想观念僵化，创新意识较差，在我国高校档案人员身上还或多或少地存在着。
2.档案意识尚显薄弱，依法治档力度还不够。这就在客观上形成了宣传教育苍白无力，贯彻依法治档讲人情、要面子的被动局面。
3.馆室领导班子变更相对频繁，队伍结构亟待调整。
其一,长期以来，有的高校档案馆室既是“养成过渡”，“干部晋级”的好去处，又是“贵夫人”和老、弱、病、残的养尊处优之地。这种现象至今尚未绝迹。
其二，馆（室）领导班子成员中“管理干部”居多，缺乏专业复合型人才。
其三，专职档案人员大多是“半路出家”，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力。
其四，档案人员的专业结构不尽合理，尤其是缺少计算机专业人才。
4.学校经费投入不足，档案馆（室）的设施和现代化管理相对落后。少数高校档案馆室库房简陋，空气污浊，“八防”设施未能到位，办公条件较差，库房、办公、阅览也未实现三分开，档案现代化及档案保护设备配置不全，尤其是忽视档案人员的劳动保护，对档案人员的身心健康不无影响。即使一些学校对档案馆（室）的经费投入多一点，条件装备好一些，目前已基本实现计算机辅助管理档案的，但其数据库容量和数据服务器也显得较小，亟待更新。
5.开发档案信息资源乏力，档案学术研究成果少。高校档案馆（室）难见著书立说者，档案理论研究成果及档案史料研究成果的数量与我国高校档案人员数相比显得过少。这除了档案人员素质外，与馆室领导缺乏为学校中心工作服务的意识也有较大的关系。
6.学校档案工作的发展很不平衡，整体水平还不高。在一所学校内，档案工作与主要职能部门的工作有差距，档案馆与学校另一个信息中心图书馆相比也显落后；同一地区高校的档案工作特别是馆与室的差别还很明显；各地区间的发展水平也有较大差异。
不久前，教育部制订的“面向21世纪中国教育振兴行动计划”已经国务院批准，并在全国高校中学习贯彻，《中华人民共和国高等教育法》也已颁布实施，这都为我国高校的发展提供了前所未有的机遇，也提出了严峻的挑战。目前，我国高校的又一次改革正风起云涌，机构的精简调整、劳动人事制度的改革等一系列措施相继出台。我们档案人员必须调整心态，以有所为、有所不为的精神去开拓高校档案工作的新局面。不抓住这个机遇，我们就会落伍。这绝不是危言耸听。
三、高校档案工作建设与发展对策的思考
二十一世纪正在向我们走来，对于高校档案工作而言，机遇与挑战并存，困难与希望同在。要使高校档案工作立于不败之地，必须坚持建设与发展这一永恒主题，在多方面下功夫。
1.深入学习邓小平理论，进一步解放思想。邓小平同志在1992年南巡讲话中曾指出：“改革开放胆子要大一些，敢于试验，不能象小脚女人那样，没有一点闯的精神，没有一点‘冒’的精神，没有一股气呀、劲呀，就走不出一条好路，走不出一条新路，就干不出新的事业”。我们高校档案人员要深入联系实际，以开放的视角，在较高层面上来筹划学校档案工作的建设方略，积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点，珍惜机遇，开拓进取。
2.选贤举能，建设一支高素质的档案干部队伍。一方面，我们希望各级教育部门和各级档案部门关心支持学校按照“四化”要求和德才兼备的原则，配好、配齐高校档案馆室的一、二把手。另一方面，学校档案馆室也必须抓住机遇，借助学校机构调整和劳动人事制度改革的有利时机，引进竞争和激励机制，科学设岗，因岗择人，竞争上岗，优胜劣汰，坚决克服忙闲不均，要做的工作没人做，能做的工作不好好做等弊端。
3.大造舆论，持之以恒地宣传档案工作。高校的工作重心是教学和科研，我们档案人员要摆正位置，调整思路，变被动为主动，从多种途径争取校领导对档案工作的关心支持。我们积累的工作经验、档案利用的典型事例、档案史料研究成果、文献、文物考证等无一不是宣传报道的好素材。我们还可以举办各类展览，编辑档案工作简报，披露馆藏，宣传档案法规，介绍档案工作知识，运用多种形式做好宣传这篇文章，坚持数年，必有成效。
4.追本穷源，强化文件材料的预立卷管理。预立卷是高校档案工作的一项长期的基础工作，高校档案工作必须坚持从源头抓起。一些学校在这方面的做法是坚持一个口子、两个环节、三个重点、四项工作，收到了较好的成效。“一个口子”即学校由一个口子统一进行校内外收发文。“两个环节”指抓好学校收发文登记和部门收发文登记这两个环节。“三个重点”即对重点档案门类、重点归档部门（或重要事件）的归档进行重点指导。“四项工作”包括：①将档案工作纳入部门及有关人员岗位职责并进行年度考核，②每年进行档案工作检查评比，③对部门兼职档案人员定期实施规范化的岗位培训，④专兼职档案人员专业技术职称评聘制度化。
5.增加投入，积极保护档案资源。档案是永不再生的，我们首先要把档案馆舍改建改造好，配备好相应的设施，满足档案保管的最起码的要求。其次必须实施档案管理环境工程，购置档案消毒杀菌和库房空气净化设备。这样既有利于档案利用者和档案人员的身心健康，又有助于档案保护。另外不管采用何种组卷方式，都必须有利于档案的长期保管。历史悠久的高校档案部门还应十分重视应用现有的高新技术手段，保护和抢救珍贵档案，最大限度地延长档案的寿命。
6.加快步伐，高起点地实施档案现代化管理。一要拓宽思路，更新观念，把握档案现代化管理建设的方向，最大限度地分层次实现档案信息学校与社会共享。二要争取学校支持，多方筹措经费，注意设备和技术的高起点。三要注意研究解决档案现代化管理同学校校务信息处理系统的衔接，实现文档一体化。四要配备专门人才，并辅之于特殊政策，以利于档案信息管理系统的开发完善、数据库的维护管理、电子文件归档等。
7.盘活馆藏，大力开发档案信息资源。我们不能满足于“坐堂会诊”，而应该主动出击，强化高校档案馆（室）的服务功能，努力开发其教育功能，充分发挥其传媒功能。我们可以紧紧围绕学校和社会的改革与建设需要，开展档案史料应用研究，出论文、出专著；也可以围绕学校中心工作和中短期规划，进行档案史料汇编，借助于网络等传播手段，为学校和社会提供基础性、综合性、系统性的信息服务；还可以结合学校和社会的重大庆祝、纪念活动，举办各种各样的展览会，拍摄专题教育宣传电视片。
总之，档案馆藏是我们开发研究的宝库，对它的开发利用是没有穷尽的。